Kantor DPRD & Kantor Walikota Tanjungpinang Kep.Riau

Pengendalian Internal Terhadap Bendahara

Karena pimpinan SKPD selaku pengguna anggaran kebanyakan selalu berurusan dan berkutat pada tugas-tugas rutin struktural, maka tidak mengherankan urusan kebendaharaan dengan segala persoalannya ditangani oleh bendahara. Bahkan ada bendahara yang memborong habis pekerjaan mulai dari merencanakan anggaran, menyusun anggaran, merencanakan sekaligus memutuskan apa yang harus dibelanjakan, menyiapkan dokumen (jangan-jangan sekaligus verifikator). Bendahara seperti ini patut diberi gelar "datuk bendahara" seperti dalam cerita legenda kerajaan-kerajaan zaman behula.
"Datuk...!!!. kalau memang seperti itu adanya, berarti "datuk" bertahta disanggasana berbahaya yang lebih dekat dengan perbuatan " silap/lupa/alpa/teledor" yang akan datuk sesali selamanya.
Karena bendahara harus selalu mengingat dan memahami tugas dan wewenang sebagai seorang bendahara, batasan-batasan serta kewajiban-kewajiban yang diatur didalam peraturan perundang-undangan antara lain tanggungjawab membayar jika sudah memnuhi persyaratan, membukukan kuitansi dan bukti pendukung yang sudah diverifikasi dan kewajiban mempertanggungjawabkan, diluar tugas-tugas tersebut sebaiknya dilaksanakan oleh pegawai lain yang mempunyai kompetensi untuk itu.
Prinsip pengendalian internal yang baik menurut para ahli,adalah sebaiknya jangan ada suatu pekerjaan dari awal sampai akhir dilaksanakan oleh satu orang. Ada 3 (tiga) fungsi yang harus terpisah/dipisahkan agar pengendalian internal dapat berfungsi dengan baik; yaitu

(1) Fungsi Pencatatan :
Catatan didalam Buku Kas Umum seharusnya hanya dilakukan oleh Bendahara, sedangkan register-register dan buku-buku pembantu dapat diserahkan kepada pembantu bendahara. Bukti-bukti dan dokumen disusun dan disiapkan oleh pembantu bendahara dan PPTK selanjutnya diregister dan diajukan untuk diverifikasi.
(2) Fungsi Penyimpanan
Penyimpanan uang hanya diperbolehkan dalam bentuk rekening atas nama bendahara pada bank-bank yang sehat. Bendahara hanya diperkenankan memegang uang tunai untuk keperluan sehari-hari dalam batas maksimum yang ditetapkan oleh Kepala Daerah
Pembayaran dengan jumlah tertentu dilakukan dengan menggunakan cek atas nama (hindari dengan cek tunai) dan cek dimaksud harus ditandatangani oleh bendahara dan pengguna anggaran). Salinan rekening koran setiap diperlukan atau minimal setiap akhir bulan dapat diperoleh untuk diteliti/rekonsiliasi dengan catatan pada bendahara.
Penyimpanan uang tunai untuk keperluan sehari-hari hanya dapat dibenarkan pada peti uang atau brankas yang memenuhi standar keselamatan, Jika terjadi musibah seperti kecurian dan sebagainya, hanya uang yang berada dalam brankas yang dapat diakui sebagai kehilangan untuk kemudian dihapuskan. Namun jika uang tersebut disimpan ditempat lain atau dibawa kerumah, maka kerugian ini menjadi tanggungjawab bendahara.
Berita Acara penggunaan brankas harus dibuat, berita cara ini ditanda-tangani oleh bendahara dan pengguna anggaran , yang berisikan keterangan tentang jenis, merek, pemegang kunci asli dan duplikat (contoh terlampir)
(3) Fungsi Operasional
Operasional dimaksud adalah aktivitas pembelian/pengadaan dan, penerimaan barang dari belanja daerah. Untuk aktivitas dimaksud perlu ditunjuk petugas khusus atau Panitia pemeriksaan dan penerima barang yang disesuaikan dengan besaran atau aktivitas organisasi.

Lingkup Pengawasan Internal

Pintu masuk pemeriksaan keuangan adalah bendahara, Dipundaknya data-data dan catatan-catatan keuangan bersumber. Dimulai dengan pengujian/verifikasi data pada Buku Kas Umum, buku-buku pembantu disesuaikan dengan data dokumen pada BUD serta mutasi rekening pada Kas Daerah.Bila tidak terdapat perbedaan belum berarti pemeriksaan berakhir. Tahap berikutnya adalah proses verifikasi ketepatan, keabsahan, tujuan anggaran, kredit anggaran, penatausahaan, ketepatan pembayaran dan kelengkapan dan keabsahan bukti-bukti pendukung.

Kendati secara keseluruhan proses tersebut melibatkan banyak pihak, namun bendahara yang baik harus dapat memahami bagaimana proses pengelolaan keuangan terutama yang menyangkut wewenang dan tanggungjawab.( telah dibahas pada awal blog ).
Pihak-pihak yang bertanggungjawab adalah :
1. Pengguna Anggaran/Pengguna Barang :
-- Pengawasan Umum
-- Otorisasi dan Ordonansi
-- Penggunaan Sumber Daya
-- Hasil
2. Pejabat Pengelola Tehnis Kegiatan
-- Tehnis Kegiatan
--- Dokumen -dokumen pendukung
--- Ordonansi
--- Hasil
3. Bendahara
--- Kas/Surat Berharga
--- Rekening Koran
--- Catatan-catatan ( BKU dan BP )
--- Kuitansi dan Dokumen Pendukung
--- Pertanggungjawaban/Pelaporan
4. Verifikasi
--- Ordonansi atau
--- Ketepatan, kelengkapan, kebenaran, keabsahan, tujuan penggunaan anggaran

Agar terciptanya tertib pengelolaan keuangan daerah, diperlukan program pengawasan internal antara lain melalui pemeriksaan pengguna anggaran/barang terhadap bendahara, PPTK dan Verifikasi.

MASALAH KHUSUS PEMBUKUAN BELANJA DAERAH

Dalam melaksanakan rutinitas pengelolaan keuangan tidak dapat dihindari adanya hal-hal yang menyebabkan dilakukan perbaikan, koreksi bahkan pergantian , koreksi seperti kesalahan penjumlahan. pemindahan maupun kesalahan penulisan merupakan kesalahan administrasi dapat segera diperbaiki. Sementara selisih atau perbedaan kas sepanjang terjadi dengan alasan yang bisa dipertanggungjawabkan dan terjadi diluar kesengajaan dapat dikoreksi sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Masalah-masalah khusus yang memerlukan perlakuan khusus bagi bendahara adalah:

1. Perbaikan karena kesalahan pembayaran dan atau penulisan.
2. Pertangungjawaban Uang Muka Kerja/Persekot.

1. Perbaikan karena kesalahan pembayaran dan atau penulisan

Kesalahan pembayaran terjadi apabila jumlah yang tertera didalam kwitansi berbeda dengan jumlah lampirannya:

Contoh 1.
Tgl 20 April 2009 diketahui bahwa pembayaran ATK tgl 15 Maret 2009 Nomor BKU 104 pembayaran pembelian Alat Tulis Kantor sebesar Rp. 5.000.000,- Ternyata diketahui bahwa berdasarkan lampiran-lampirannya jumlah yang benar adalah Rp. 4.950.000,- Kelebihan pembayaran diterima kembali oleh bendahara.
Koreksi kesalahan ini diketahui setelah buku kas ditutup :
--- Kwitansi diganti dengan kwitansi baru
--- Kwitansi tidak diganti.

Contoh 2.
Tgl 20 April 2009 diketahui bahwa pembayaran foto copy tanggal 8 Maret 2009 nomor kwitansi nomor 110 sebesar Rp. 7.657.800,- Tertulis didalam buku kas dengan angka Rp. 7.567.800,- Kesalahan ini diketahui setelah buku kas ditutup.

Contoh 3.
Tgl. 20 Januari 2009 dibayar uang muka kerja untuk biaya makan minum rapat sebesar Rp. 100.000,
a. Bila dipertangungjawabkan sebesar Rp. 75.000,- sisanya dikembalikan kepada bendahara.
b. Bila dipertangungjawabkan sebesar Rp. 75.000,- sisanya merupakan uang muka kerja baru.
c. Bila dipertangungjawabkan sebesar Rp. 120.000,- kekurangannya ditambah oleh bendahara.

Koreksi yang dilakukan pada kondisi contoh-contoh tersebut adalah sbb:

Masalah Khusus Pembukuan

PEMBUKUAN PENGELUARAN DAERAH (LANJUTAN)

Setelah selama ramadhan tidak aktif, blog ini akan diteruskan dengan pembukuan lanjutan terhadap transaksi-transaksi bulan berikutnya sehingga diharapkan dengan contoh pembukuan dua bulan berturut-turut akan mempermudah pemahaman kita terhadap tata pembukuan bendahara daerah, khususnya bagi bendahara pengeluaran.

Rangkuman pembukuan bendahara pengeluaran (contoh terdahulu) bulan Januari 2009:

-I.. Posisi Kas :

--Saldo Buku Kas Umum bulan akhir Januari 2009 sebesar ..................Rp. 192.755.791,-

--Terdiri dari :

--- Kas Tunai pada bendahara pengeluaran Rp.12.713.341,-

--- Kas pada PPTK (sisa panjar).....................Rp..2.029.750,-

------------------Jumlah Kas Tunai....................................Rp..14.743.291,-

----Saldo bank bulan Januari 2009.....................................Rp.178.012.500,-

------------------Jumlah Saldo Kas Januari 2009..........................Rp. 192.755.791,-

-II.Uang Persediaan

--Jumlah SP2D UP yang diterima.......................Rp. 258.030.000,-

--JUmlah yang di SPJkan Januari 2009.............Rp. 63.244.459,-

--Sisa Uang Persediaan.........................................................................Rp.194.785.541,-

-III.Transaksi bulan Februari 2009.

02 Februari 09 Diterima SP2D-Ls Gaji dan Tunjangan Pegawai bulan Februari 09 dg rincian:

--1.20.05.00.00.5.1.1.01.01 Gaji Pokok........................Rp.30.574.400,-

--1.20.05.00.00.5.1.1.01.02 Tunjangan Keluarga........Rp...3,184.608,-

--1.20.05.00.00.5.1.1.01.03 Tunjangan Jabatan..........Rp...7.980.000,-

--1.20.05.00.00.5.1.1.01.05 Tunjangan Umum............Rp...2.180.000,-

--1.20.05.00.00.5.1.1.01.06 Tunjangan Beras..............Rp...2.962.960,-

--1.20.05.00.00.5.1.1.01.07 Tunjangan Pajak...............Rp......552.730,-

--1.20.05.00.00.5.1.1.01.08 Pembulatan Gaji...............Rp...........1.224,-

------------------Jumlah Kotor................................................................Rp.47.435.922,-

------------------ Potongan Iuran Wajib/PPh/Taperum.....................Rp...4;096.622,-

------------------------------------Jumlah Gaji Bersih.......................Rp.43.339.300,-

02 Februari 09 Ditarik cek tunai Nomor.CQ.00019561232 untuk Gaji dan tunjangan sebesar ---------------Rp.43.339.300,- dibayar pada hari ini.

04 Februari 09 Ditarik cek tunai Nomor CQ.00019561233 untuk pengisi kas tunai sebesar ---------------Rp.42.000.000,-

04 Februari 09.Dibayar tunai :

-------------- Belanja Listrik Kantor..........................Rp. 2.350.100,-

-------------- Belanja Telepon Kantor.......................Rp.1.081.294,-

-------------- Belanja Bahan/Alat pembersih..........Rp. ...675.500,-

-------------- Belanja Langgan Koran/Majalah........Rp.1.360.000,-

--------------------------- Jumlah pembayaran...........................Rp.5.466.894,-

04 Februari 09.DibayarTunai Tunjangan Beban Kerja bulan Februari 09 sebesar --------------Rp.27.000.000 Pajak Rp.4.050.000,-disetor hari ini.

07 Februari 09.Dibayar tunai pd Percetakan Anu biaya cetak blangko Rp.3.010.500, PPN --------------Rp.270.000 ,PPh Rp.45.750,- disetor hari ini.

13 Februari 09.Diterima pertanggungjawaban PPTK NPD No.107 tgl 17 Januari 09 kwitansi --------------makan minum rapat sebesar Rp.1.950.000,- sisanya dikembalikan pada --------------bendahara.

14 Februari 09.Diterima NPD untuk kegiatan X sebesar Rp.17.000.000,-terdiri dari --------------dokumen/bukti lengkap untuk pembelian ATK sebesar Rp.4.499.584,- Potongan --------------PPN Rp.409.053,- PPh Rp.61.357,-

--------------sisanya untuk panjar perjalanan dinas yang dibayar dengan cek Nomor --------------CQ.00019561234 Rp.12.500.416,-

20 Februari 09 Diterima SP2D-GU Nomor 020/SP2D-GU/0209 sebesar Rp.63.244.459,-

23 Februari 09.Diterima SP2D-LS Nomor 030/SP2D-LS/0209 sebesar Rp. 49.897.000,- --------------pembayaran Belanja Cetak APBD kegiatan X (Kegiatan penyusunan Raperda --------------APBD 2010)

28 Februari 09 Disetor kas ke bank sebesar Rp. 7.500.000,-

Dari transaksi diatas catatan pembukuan bendahara pengeluaran, PPTK dan SPJ Februari 2009:

Pembukuan Lanjutan

HUBUNGAN PENGESAHAN SPJ DAN SPP GU/TU

Pengajuan SPP GU dapat diajukan sebesar pengeluaran yang telah disahkan oleh pejabat verifikasi, Dalam hal SPJ dapat diterima , keseluruhan atau sebagian. Jika SPJ hanya sebagian saja diterima atau disahkan maka pengesahan tetap diberikan dari sebagian dari SPJ tersebut. Terhadap bukti pengeluaran yang tidak memenuhi persyaratan untuk disahkan maka bukti pengeluaran yang tidak lengkap/tidak sah tersebut segera dikembalikan kepada bendahara untuk dilengkapi,

Bendahara yang menerima kembali bukti-bukti SPJ karena tidak lengkap dan tidak disahkan, wajib membukukan kembali sebagai kontra pos sebesar jumlah yang tidak disahkan kedalam Buku Kas Umum untuk dilengkapi dan dipertanggungjawabkan bulan berikutnya.

Kontra Pos terhadap pengeluaran yang tidak disahkan tersebut akan menyebabkan selisih kas bagi bendahara pengeluaran, dan selisih ini akan tetap ada selama kuitansi/bukti tersebut belum dilengkapi dan merupakan tanggungjawab dari bendahara pengeluaran.

Pengesahan SPJ terutama SPJ GU/TU merupakan suatu keharusan atau salah satu persyaratan bagi penerbitan SP2D GU/TU sepanjang masih tersedia anggaran pada DPA dan SPD dalam tahun yang berjalan.