Tata Pembukuan Bendahara Menurut Kepmendagri No,900-099 Tahun 1980 , Lebih baik dari aturan dalam Permendagri No.55 Tahun 2008

Reformasi yang bergulir disemua aspek kehidupan berbangsa dan bernegara, tak terkecuali pada pengelolaan keuangan daerah. Gaung "perubahan" bergema dari semua arah, dari petinggi negeri sampai ke sudut-sudut kehidupan masyarakat. "perubahan", "paradigma", "reformasi" "akuntabilitas", "trasparansi", "partisipatif", "efektif", "effisien" dan berbagai kata yang jadi menu sehari-hari. Demi menciptakan kehidupan bangsa ke lebih baik, rasanya sah-sah saja, bahkan merupakan suatu keharusan. Tetapi perubahan dengan meniadakan sesuatu yang sudah baik, sesuatu yang telah terbukti efektif mewarnai kehidupan bangsa ini, ditinggalkan, dilupakan begitu saja dengan alasan hanya (harus) "perubahan". Seolah-olah hampir semua "gamang" bahkan mungkin saja "takut" disebut tidak reformis. atau boleh jadi merupakan suatu "kesempatan".
Salah satu yang berubah dari sekian banyak perubahan adalah tentang penata usahaan bendahara yang dirubah dengan Permendagri Nom0r 55 Tahun 2008, sebagai pengganti Kepmendagri Nomor 900 - 099 Tahun 1980.
Penata-usahaan pembukuan bendahara menurut Kepmendagri 900-099 Tahun 1980 sesungguhnya lebih baik dari segi pengawasan dan pengendalian terhadap bendahara, memepersempit peluang bagi bendahara untuk mengotak-atik dokumen bukti dan pembukuannya. Tidak seperti yang diatur pada Permendagri 55 Tahun 2008, yang pada prakteknya rentan dengan tindakan kecurangan administrasi.
Guna memberikan gambaran bagaimana penatausahaan menurut Kepmendagri 900-009 Tahun 1980 lebih menjamin pengendalian dan pengawasan administrasi kebendaharaan berikut dikutip sebagian ketentuan antara lain:
Pembuatan Kuitansi
Persyaratan kuitansi harus dibuat beberapa lembar, terdiri dari lembar asli dan tembusan, tembusan harus menggunakan karbon atau menggunakan kertas berwarna yang berbeda antara asli dan tembusan. Maksudnya agar kuitansi tidak dapat digunakan berulang-ulang. Bila saat ini kuitansi diprint/dicetak lembar perlembar, sulit membedakan mana yang asli dan tembusan, maka kemungkinan penggunaan kuitansi berulang-ulang bisa saja terjadi.
Buku Kas Umum
Ketentuan Buku Kas Umum, harus dalam bentuk buku, ditulis tangan , dengan tinta hitam atau tinta biru. Pada halaman pertama buku kas umum dibuat berita acara tentang kapan dimulainya buku dipakai, berapa jumlah halaman, halaman pertama ditanda-tangani , halaman berikutnya difaraf oleh bendahara, dan pada lembar terakhir tersedia lembar berita acara pemeriksaan yang dilakukan.
Tulisan tangan karena buku kas tidak boleh dikerjakan orang lain, Bila terjadi kesalahan tulis maka hanya dapat dilakukan dengan contra pos, atau dengan coretan garis lurus, yang salah masih terbaca, perbaikannya ditulis diatas. Tinta hitam atau biru, karena tinta hitam dan biru tahan terhadap lembab sehingga sebagai arsip bisa bertahan lama.
Berita acara pemakaian buku kas umum dan halaman yang diparaf, dimaksudkan untuk menghindari halaman yang hilang atau sengaja dikoyak, karena kesalahan kekeliruan pembukuan harus tetap tertera dalam buku kas umum tersebut.
Halaman terakhir disediakan lembar pemeriksaan, yang berisi tanggal pemeriksaan, nama dan jabatan yang memeriksa, dan catatan-catatan tentang pemeriksaan.
Nah....dengan alasan kemajuan tehnologi, atau dengan alasan "perubahan" silakan pilih yang mana.

Loyalitas Salah Kaprah

Selaku seorang instruktur keuangan yang telah memfasilitasi hampir ratusan bendahara melalui diklat pengelola keuangan merasa miris dan menyedihkan bila melihat mantan peserta diklat tersangkut kasus bahkan ada yang telah dan sedang menjalani hukuman, sedang terlilit masalah, dan banyak yang lagi berasa berada diatas angin merasa aman-aman saja.
Kalau dulu penunjukan bendahara atas dasar "kejujuran" dan " tanggungjawab". Kondisi saat ini lebih banyak atas dasar "loyalitas" dan "kreatifitas". Loyalitas yang "salah kaprah" yang indikatornya adalah bendahara yang "patuh terhadap perintah" dan "kreatif dalam mempertanggungjawabkan" Patuh dalam pengertian memenuhi apa saja yang diperintahkan , walaupun perintah tersebut tidak memenuhi ketentuan peraturan pengelolaan keuangan. Untuk itu diperlukan bendahara yang juga "kreatif", Kreatif mengotak-atik anggaran, kreatif mencari bukti pendukung agardapat di pertanggungjawaban. Cara kerjanya adalah. Terima saja apa yang diperintahkan atasan. Bila tidak ada anggarannya pakai anggaran lain yang mudah untuk dipertanggungjawabkan seperti anggaran barang pakai habis, fee dari PML dan PL bahkan pelelangan dan bila anggarannya tahun berjalan tidak cukup, (habis) , tunggu anggaran tahun depan dengan prinsip "gali lobang, tutup lobang".

Bendahara yang "loyal salah kaprah", "kreatif full" dan menganut prinsip "gali lobang tutup lobang" dipastikan akan jadi bendahara abadi sampai pangkat maksimum untuk bisa dipromosikan pada jabatan struktural, Jabatan yang tak jauh-jauh dari lingkup keuangan juga atau bisa juga sampai dipanggil oleh aparat hukum.
Dari pengamatan (bukan penelitian) diperoleh gambaran tentang bagaimana terciptanya "loyalitas salah kaprah " dan "kreatifi" dari sudut pandang bendahara :

• Bendahara tahu persis bahwa pimpinannya/pengguna anggaran punya "power" yang cukup mempengaruhi karier kepegawaiannya, Membantah "perintah"nya bisa-bisa nilai DP3 , Nilai ketaatan dan kejujuran akan turun.atau di "pinggirkan".
• Bendahara juga yakin, dengan selalu memenuhi keinginan dan kebutuhan pimpinannya akan menciptakan hubungan yang "dekat" yang akan sangat mempengaruhi kelancaran kariernya.
• Bendahara mungkin juga terpikir. Kalau pimpinan dapat, bagaimana mungkin bendahara tidak dapat. Setidak-tidaknya ada dana cadangan darurat.
• Bendahara paham betul bahwa dalam pengelolaan keuangan, umumnya para pimpinan tidak begitu mengerti tentang penata usahaan keuangan. Karena pimpinan tidak/jarang sekali ikut diklat keuangan. Kalaupun ada diklat yang diperuntukkan bagi pimpinan, dapat dipastikan yang diutus ya bendahara atau pejabat struktural dibawahnya. Makanya dalam pengelolaan keuangan. bendahara adakalanya tempat bertanya bagi pimpinannya.
• Bendahara juga memperhatikan bahwa jalan karier mantan-mantan bendahara "sukses" selalu berjalan lancar dalam posisi yang bergengsi.
• Bendahara juga sadar bahwa sewaktu-waktu karier yang dibangunnya akan bisa "amblas, terpuruk" dengan segala resikonya.

Pilihan ada pada bendahara jalan mana yang terbaik, sebagai bahan rujukan dan diskusi bila berkenan. Silakan buka kembali materi pada posting-posting blog terdahulu agar kita lebih memahami tugas dan tanggungjawab sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Kantor DPRD & Kantor Walikota Tanjungpinang Kep.Riau

Pengendalian Internal Terhadap Bendahara

Karena pimpinan SKPD selaku pengguna anggaran kebanyakan selalu berurusan dan berkutat pada tugas-tugas rutin struktural, maka tidak mengherankan urusan kebendaharaan dengan segala persoalannya ditangani oleh bendahara. Bahkan ada bendahara yang memborong habis pekerjaan mulai dari merencanakan anggaran, menyusun anggaran, merencanakan sekaligus memutuskan apa yang harus dibelanjakan, menyiapkan dokumen (jangan-jangan sekaligus verifikator). Bendahara seperti ini patut diberi gelar "datuk bendahara" seperti dalam cerita legenda kerajaan-kerajaan zaman behula.
"Datuk...!!!. kalau memang seperti itu adanya, berarti "datuk" bertahta disanggasana berbahaya yang lebih dekat dengan perbuatan " silap/lupa/alpa/teledor" yang akan datuk sesali selamanya.
Karena bendahara harus selalu mengingat dan memahami tugas dan wewenang sebagai seorang bendahara, batasan-batasan serta kewajiban-kewajiban yang diatur didalam peraturan perundang-undangan antara lain tanggungjawab membayar jika sudah memnuhi persyaratan, membukukan kuitansi dan bukti pendukung yang sudah diverifikasi dan kewajiban mempertanggungjawabkan, diluar tugas-tugas tersebut sebaiknya dilaksanakan oleh pegawai lain yang mempunyai kompetensi untuk itu.
Prinsip pengendalian internal yang baik menurut para ahli,adalah sebaiknya jangan ada suatu pekerjaan dari awal sampai akhir dilaksanakan oleh satu orang. Ada 3 (tiga) fungsi yang harus terpisah/dipisahkan agar pengendalian internal dapat berfungsi dengan baik; yaitu

(1) Fungsi Pencatatan :
Catatan didalam Buku Kas Umum seharusnya hanya dilakukan oleh Bendahara, sedangkan register-register dan buku-buku pembantu dapat diserahkan kepada pembantu bendahara. Bukti-bukti dan dokumen disusun dan disiapkan oleh pembantu bendahara dan PPTK selanjutnya diregister dan diajukan untuk diverifikasi.
(2) Fungsi Penyimpanan
Penyimpanan uang hanya diperbolehkan dalam bentuk rekening atas nama bendahara pada bank-bank yang sehat. Bendahara hanya diperkenankan memegang uang tunai untuk keperluan sehari-hari dalam batas maksimum yang ditetapkan oleh Kepala Daerah
Pembayaran dengan jumlah tertentu dilakukan dengan menggunakan cek atas nama (hindari dengan cek tunai) dan cek dimaksud harus ditandatangani oleh bendahara dan pengguna anggaran). Salinan rekening koran setiap diperlukan atau minimal setiap akhir bulan dapat diperoleh untuk diteliti/rekonsiliasi dengan catatan pada bendahara.
Penyimpanan uang tunai untuk keperluan sehari-hari hanya dapat dibenarkan pada peti uang atau brankas yang memenuhi standar keselamatan, Jika terjadi musibah seperti kecurian dan sebagainya, hanya uang yang berada dalam brankas yang dapat diakui sebagai kehilangan untuk kemudian dihapuskan. Namun jika uang tersebut disimpan ditempat lain atau dibawa kerumah, maka kerugian ini menjadi tanggungjawab bendahara.
Berita Acara penggunaan brankas harus dibuat, berita cara ini ditanda-tangani oleh bendahara dan pengguna anggaran , yang berisikan keterangan tentang jenis, merek, pemegang kunci asli dan duplikat (contoh terlampir)
(3) Fungsi Operasional
Operasional dimaksud adalah aktivitas pembelian/pengadaan dan, penerimaan barang dari belanja daerah. Untuk aktivitas dimaksud perlu ditunjuk petugas khusus atau Panitia pemeriksaan dan penerima barang yang disesuaikan dengan besaran atau aktivitas organisasi.

Lingkup Pengawasan Internal

Pintu masuk pemeriksaan keuangan adalah bendahara, Dipundaknya data-data dan catatan-catatan keuangan bersumber. Dimulai dengan pengujian/verifikasi data pada Buku Kas Umum, buku-buku pembantu disesuaikan dengan data dokumen pada BUD serta mutasi rekening pada Kas Daerah.Bila tidak terdapat perbedaan belum berarti pemeriksaan berakhir. Tahap berikutnya adalah proses verifikasi ketepatan, keabsahan, tujuan anggaran, kredit anggaran, penatausahaan, ketepatan pembayaran dan kelengkapan dan keabsahan bukti-bukti pendukung.

Kendati secara keseluruhan proses tersebut melibatkan banyak pihak, namun bendahara yang baik harus dapat memahami bagaimana proses pengelolaan keuangan terutama yang menyangkut wewenang dan tanggungjawab.( telah dibahas pada awal blog ).
Pihak-pihak yang bertanggungjawab adalah :
1. Pengguna Anggaran/Pengguna Barang :
-- Pengawasan Umum
-- Otorisasi dan Ordonansi
-- Penggunaan Sumber Daya
-- Hasil
2. Pejabat Pengelola Tehnis Kegiatan
-- Tehnis Kegiatan
--- Dokumen -dokumen pendukung
--- Ordonansi
--- Hasil
3. Bendahara
--- Kas/Surat Berharga
--- Rekening Koran
--- Catatan-catatan ( BKU dan BP )
--- Kuitansi dan Dokumen Pendukung
--- Pertanggungjawaban/Pelaporan
4. Verifikasi
--- Ordonansi atau
--- Ketepatan, kelengkapan, kebenaran, keabsahan, tujuan penggunaan anggaran

Agar terciptanya tertib pengelolaan keuangan daerah, diperlukan program pengawasan internal antara lain melalui pemeriksaan pengguna anggaran/barang terhadap bendahara, PPTK dan Verifikasi.

MASALAH KHUSUS PEMBUKUAN BELANJA DAERAH

Dalam melaksanakan rutinitas pengelolaan keuangan tidak dapat dihindari adanya hal-hal yang menyebabkan dilakukan perbaikan, koreksi bahkan pergantian , koreksi seperti kesalahan penjumlahan. pemindahan maupun kesalahan penulisan merupakan kesalahan administrasi dapat segera diperbaiki. Sementara selisih atau perbedaan kas sepanjang terjadi dengan alasan yang bisa dipertanggungjawabkan dan terjadi diluar kesengajaan dapat dikoreksi sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Masalah-masalah khusus yang memerlukan perlakuan khusus bagi bendahara adalah:

1. Perbaikan karena kesalahan pembayaran dan atau penulisan.
2. Pertangungjawaban Uang Muka Kerja/Persekot.

1. Perbaikan karena kesalahan pembayaran dan atau penulisan

Kesalahan pembayaran terjadi apabila jumlah yang tertera didalam kwitansi berbeda dengan jumlah lampirannya:

Contoh 1.
Tgl 20 April 2009 diketahui bahwa pembayaran ATK tgl 15 Maret 2009 Nomor BKU 104 pembayaran pembelian Alat Tulis Kantor sebesar Rp. 5.000.000,- Ternyata diketahui bahwa berdasarkan lampiran-lampirannya jumlah yang benar adalah Rp. 4.950.000,- Kelebihan pembayaran diterima kembali oleh bendahara.
Koreksi kesalahan ini diketahui setelah buku kas ditutup :
--- Kwitansi diganti dengan kwitansi baru
--- Kwitansi tidak diganti.

Contoh 2.
Tgl 20 April 2009 diketahui bahwa pembayaran foto copy tanggal 8 Maret 2009 nomor kwitansi nomor 110 sebesar Rp. 7.657.800,- Tertulis didalam buku kas dengan angka Rp. 7.567.800,- Kesalahan ini diketahui setelah buku kas ditutup.

Contoh 3.
Tgl. 20 Januari 2009 dibayar uang muka kerja untuk biaya makan minum rapat sebesar Rp. 100.000,
a. Bila dipertangungjawabkan sebesar Rp. 75.000,- sisanya dikembalikan kepada bendahara.
b. Bila dipertangungjawabkan sebesar Rp. 75.000,- sisanya merupakan uang muka kerja baru.
c. Bila dipertangungjawabkan sebesar Rp. 120.000,- kekurangannya ditambah oleh bendahara.

Koreksi yang dilakukan pada kondisi contoh-contoh tersebut adalah sbb:

Masalah Khusus Pembukuan