VERIFIKASI & PENGESAHAN SPJ - SKPD

Untuk keperluan kontrol interen SKPD, sebaiknya penetapan pejabat yang diberi wewenang untuk mengesahkan SPJ tidak dirangkap oleh pengguna anggaran/kuasa pengguna anggaran, wewenang pengesahan spj dapat dilimpahkan kepada Sekretaris atau Kepala Tata Usaha di SKPD.

Pejabat yang mengesahkan SPJ ditetapkan oleh kepala daerah, sedangkan fungsi tata usaha keuangan dilaksanakan oleh PPK-SKPD yang ditetapkan dengan keputusan kepala SKPD. Fungsi tata usaha keuangan antara lain adalah melakukan verifikasi dan melaksanakan akuntansi SKPD.

Pengesahan spj merupakan tahapan proses verifikasi atas bukti-bukti dasar dan dokumen pendukung penerimaan daerah dan belanja daerah yang meliputi dasar hukum penerimaan dan atau pengeluaran, ketersediaan dan ketepatan sasaran dan batas kredit anggaran serta pengecekan penjumlahan bukti-bukti penerimaan dan pengeluaran. Verifikasi ditandai dengan cek list ( contreng ) pada lembar tembusan kuitansi dan bukti-bukti penerimaan atau bukti-bukti pendukung belanja daerah.

• I. Verifikasi Kuitansi

Verifikasi terhadap kuitansi meliputi :

1. Format kuitansi asli dan tembusan
2. Penulisan kuitansi terutama penulisan jumlah rupiah dalam angka dan huruf, tidak diperkenankan bekas tindasan, hapusan/tip-ex .
3. Uraian singkat tentang maksud pembayaran (pembebanan anggaran) serta dasar pembayaran.
4. Pencocokan jumlah yang tertera dalam kuitansi dengan jumlah pada bukti pendukung.
5. Verifikasi tanggal pelunasan, nama dan tanda tangan yang menerima ( yang berhak menerima ), pengguna anggaran/kuasa pengguna anggaran, PPTK (untuk kegiatan) dan bendahara.
6. Potongan pajak ( bila ada )
7. Ketentuan bea materai.

• II. Verifikasi Dokumen/Bukti Pendukung

Verifikasi terhadap dokumen/bukti pendukung sekurang-kurangnya meliputi:

1. Kelengkapan administrasi yang dipersyaratkan
2. Pengecekan jumlah yang tertera di kuitansi dengan jumlah pada bukti pendukung.
3. Pengecekan waktu pelaksanaan serta tahapan pembayaran serta ketentuan lain yang tertera pada kontrak/perjanjian kerja dengan Berita Acara Kemajuan pekerjaan serta dukumen lain yang dipersyaratkan.

• III. Prosedur Verifikasi

Verifikasi untuk belanja daerah terdiri dari :

• 1.Verifikasi UP/GU/TU.

Selambat-lambatnya tanggal 10 setiap bulannya PPK-SKPD telah menerima pertanggungjawaban administratip dari bendahara berupa SPJ yang dilampiri dengan Buku Kas Umum, Laporan Penutupan Kas dan SPJ Bendahara pembantu.

Prosedur verifikasi yang dilaksanakan:

1. Pengecekan Saldo BKU dengan SPJ dan Laporan Penutupan Kas.
2. Pengecekan/verifikasi terhadap kuitansi dan dokumen/bukti pendukung sebagaimana yang telah dipaparkan terdahulu.
3. Pengecekan jumlah yang tertera pada kuitansi dengan jumlah yang dicantumkan pada Buku Rincian Obyek Belanja dan yang dicantumkan di SPJ.
4. Membubuhkan tanda pengesahan serta tanda tangan pejabat yang mengesahkan SPJ pada lampiran Buku Rincian obyek Belanja ( contoh terlampir )

• 2. Verifikasi LS Barang dan Jasa

Verifikasi terhadap LS- Barang dan Jasa dilakukan sebelum pengajuan SPP oleh bendahara, Jika kegiatan dimaksud dilaksanakan oleh PPTK, maka tahapan verifikasi dimulai dari PPTK kemudian diverifikasi oleh PPK - SKPD untuk selanjutnya diserahkan kepada bendahara.

Pengaturan tentang wewenang dan tanggungjawab yang jelas antara PPTK, PPK dan bendahara diatur pada keputusan kepala daerah atau ketentuan yang berlaku.Prosedur verifikasi terhadap Belanja LS sebagaimana telah dipaparkan terdahulu, dan sebagai kontrol verifikasi LS dapat dipergunakan Kartu Kontrol SPP-LS

Verifikasi

PEMERIKSAAN KAS

Pemeriksaan kas oleh pengguna anggaran/kuasa pengguna anggaran wajib dilakukan sekurang-kurangnya 1 (satu) kali dalam 3 (tiga) bulan, Begitu juga pemeriksaan kas oleh bendahara penerimaan dan bendahara pengeluaran terhadap pengelolaan kas oleh pembantu bendahara.
Pemeriksaan kas dapat saja dilakukan kapan dianggap perlu. hal ini menjaga kemungkinan terjadinya selisih kas dan atau selisih perhitungan baik karena unsur kesengajaan maupun karena kelalaian.

Data-data Buku dan formulir yang diperlukan adalah sbb:
1. Buku Kas Umum
2. Buku Pembantu Penerimaan dan Penyetoran
3. Buku Pembantu Bank
4. Buku Pembantu Uang Tunai
5. Buku Pembantu Panjar
6. Buku Pembantu Pajak
7. Rekening Koran Bank, Buku Cek
Pemeriksaan Kas dimaksud dituangkan dalam Berita Acara Pemeriksaan Kas dengan lampiran Register Penutupan Kas

PERTANGGUNGJAWABAN PPTK

Pertimbangan penunjukan Pejabat Pelaksana Tehnis Kegiatan ( PPTK ) oleh pengguna anggaran/kuasa pengguna anggaran adalah kompetensi jabatan, anggaran kegiatan,beban kerja,lokasi , rentang kendali dan pertimbangan obyektif lainnya. Dengan demikian PPTK bertanggungjawab atas pelaksaan tugasnya kepada pengguna anggaran/kuasa pengguna anggaran, Tugas PPTK meliputi mengendalikan pelaksanaan kegiatan, melaporkan perkembangan kegiatan dan menyiapkan dokumen anggaran atas beban pengeluaran pelaksanaan kegiatan.

Tugas-tugas tersebut tidak termasuk kewenangan untuk melakukan pembayaran atau mengelola keuangan kegiatan selain dari penggunaan dana Nota Pencairan Dana ( NPD ) dan kelengkapan dan keabsahan bukti atau dokumen Surat Permintaan Pembayaran Langsung ( SPP-LS).

Langkah-langkah pengelolaan pertanggungjawaban oleh PPTK

1. Nota Pencairan Dana ( NPD ).

PPTK dapat mengajukan permintaan pencairan dana kepada penguna angaran/kuasa pengguna anggaran sepanjang anggarannya tersedia dan pembayaran tersebut dapat dilaksanakan diluar ketentuan pembayaran secara langsung. Perlakuan terhadap dana tersebut sama dengan pemberian panjar atau uang muka kerja yang harus dipertanggungjawakan oleh PPTK kepada pengguna anggaran/kuasa penguna anggaran melalui bendahara pengeluaran dengan cara menyiapkan bukti-bukti pengeluaran sebagaimana ketentuan yang berlaku.

Sebagai bentuk pertanggungjawaban atas pengeluaran dana dimaksud maka pada kwitansi pengeluaran dibubuhi tanda tangan PPTK disamping tanda tangan penguna anggaran/kuasa penguna anggaran, bendahara pengeluaran dan pihak yang berhak menerima pembayaran.

Bendahara pengeluaran hanya mempertanggungjawabkan sebesar kuitansi dan bukti-bukti pembayaran yang sah, dan pengajuan NPD selanjutnya hanya dapat diberikan sebesar pengeluaran yang telah dipertanggungjawabkan dan sepanjang sisa anggarannya masih tersedia.

• 2. Pembayaran langsung ( SPP - LS )

Dokumen SPP-LS untuk pengadaan barang dan jasa disiapkan oleh PPTK sebelum disampaikan kepada bendahara pengeluaran. Jika dokumen yang diajukan tidak lengkap , bendahara pengeluaran mengembalikan dokumen-dokumen tersebut kepada PPTK untuk dilengkapi.
Karena pengeluaran beban langsung ditujukan kepada pihak ketiga dan merupakan pegeluaran beban anggaran yang sudah pasti maka verifikasi dilakukan sebelum pengajuan SPP-LS.
Verifikasi SPP-LS yang pertama dilaksanakan oleh PPTK yang meliputi kelengkapan dokumen dan persyaratan pembayaran lainnya, verifikasi kedua dilaksanakan oleh bendahara pengeluaran dan terakhir verifikasi dilaksanakan oleh pejabat verifikasi pada PPK SKPD.
Dokumen SPP-LS oleh PPK SKPD disampaikan kepada pengguna anggaran/kuasa pengguna anggaran untuk mendapatkan persetujuan.

Format formulir yang digunakan oleh PPTK sebagai sarana kontrol dan pengendalian pengelolaan keuangan kegiatan yaitu NPD, Kartu Kendali Kegiatan dan dianjurkan agar setiap PPTK menyiapkan Kartu Kontrol Pengajuan SPP-LS . Berikut dilampirkan pengisian formulir dengan menggunakan data contoh terdahulu.
NPD

XXX. ARUS DOKUMEN UP/GU

Arus Dokumen

XXIX.PERTANGGUNGJAWABAN PENGGUNAAN UP

Laporan Pertanggungjawaban Penggunaan Uang Persediaan merupakan persyaratan untuk mengajukan permintaan Ganti Uang (SPP-GU) . Jumlah pengajuan SPP-GU adalah sebesar bukti-bukti transaksi UP yang telah disahkan oleh pejabat verifikasi selama masih tersedia anggaran bagi SKPD masing-masing. Karena bukti-bukti/dokumen pengeluaran yang asli merupakan lampiran pada SPJ Administrasi, Sementara lembar ke II/Copy digunakan untuk lampiran SPJ Fungsional, Lembar ke III/Copy dapat dijadikan lampiran Laporan Pertangungjawaban GU setelah dilakukan verifikasi dan pengesahan oleh pejabat yang ditunjuk.
Contoh Laporan Pertanggungjawaban dimaksud adalah sbb: (data contoh soal 1)
LPJ-UP

XXVIII.LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN ( SPJ )

Penyusunan Laporan Pertanggungjawaban ( SPJ ) akan selalu tepat waktu, jika setiap bendahara mematuhi semua ketentuan, menjalankan sistem dan prosedur dengan tertib , sehingga dapat dengan mudah melakukan penutupan buku tepat pada setiap akhir bulan.

Sebagaimana disampaikan terdahulu, bahwa untuk memudahkan pertanggungjawaban hal-hal selalu menjadi perhatian setiap bendahara adalah :

• 1. Siapkan bukti-bukti pendukung sebelum pembuatan kuitansi.

• 2. Kuitansi harus diotorisasi/ditanda tangani dulu oleh pengguna anggaran, sebelum ditandatangani oleh penerima dan bendahara.

• 3. Catat dulu ke BKU sebelum melakukan pembayaran.

• 4. Lakukan posting atau pemindahan catatan dari BKU ke buku-buku pembantu setiap saat terjadi transaksi.

• 5. Hindari pemberian pinjaman atau kas bon, Pemberian panjar dapat dilakukan atas perintah dari pengguna anggaran. Panjar merupakan tanggungjawab penerima sampai bukti-bukti sah disampaikan kepada bendahara.

Laporan pertanggungjawaban (SPJ) terdiri dari SPJ Administratif yaitu pertanggungjawaban bendahara pengeluaran kepada pengguna anggaran, dan SPJ Fungsional yang disampaikan kepada PPKD/BUD. yang disampaikan selambat-lambatnya tanggal 10 setiap bulannya.

Selain itu terdapat laporan pertanggungjawaban yang dibuat bendahara pengeluaran guna sebagai persyaratan pengajuan SPP Ganti Uang ( GU ). Laporan dimaksud adalah Laporan pertanggungjawaban Uang Persediaan , dan Laporan pertanggungjawaban Tambahan Uang. Kedua laporan ini disusun sebesar SPJ yang telah disahkan dari penggunaan dana Uang persediaan dan Tambahan Uang yang tercantum dalam SPJ.

Lampiran SPJ : Laporan Penutupan Kas Bulanan

PEMERINTAH KOTA TANJUNGPINANG
LAPORAN PENUTUPAN KAS BULANAN
Bulan : Januari 2009

Kepada Yth :
PPKD Kota Tanjungpinang
di - Tempat

----Dengan memperhatikan Peraturan Walikota Tanjungpinang Nomor 123 Tahun 2009 Mengenai Sistem dan Prosedur Pengelolaan Keuangan Daerah, bersama ini disampaikan Laporan Penutupan Kas Bulanan yang terdapat di bendahara pengeluaran SKPD Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah adalah sejumlah Rp.192.766.791 dengan perincian sbb:
<>A. Kas di Bendahara Pengeluaran
---A.1. Saldo awal bulan tgl.1 Januari 2009 ..........................Rp. -
---A.2. Jumlah Penerimaan....................................................Rp.351.398.596,-
---A.3. Jumlah Pengeluaran....................................................Rp.158.642.805,-
---A.4. Saldo akhir bulan tgl 31 Januari 2009........... Rp.192.766.791,-

---Saldo akhir bulan tgl 31 januari 2009 terdiri dari saldo kas tunai Rp.14.743.291,- dan Saldo
---Bank sebesar Rp.178.012.500,-
<>B. Kas di Bendahara Pembantu.
<>C. Rekapitulasi Posisi Kas di Bendahara Pengeluaran
---C.1. Saldo Kas Tunai.............................................................Rp...14.743.291,-
---C.2. Saldo Bank......................................................................Rp.178.012.500,-
---C.3. Saldo Total.................................................................Rp.192.766.791,-

Tanjungpinang, 31 Januari 2009
Bendahara Pengeluaran :

Ucok bin Ugal :

Catatan :
->Jumlah Penerimaan (SP2D)
--Gaji Januari 2009...........................................Rp...47.368.596,-
--Uang Persediaan............................................Rp.258.030.000,-
--LS Belanja Modal............................................Rp...46.000.000,-
----------------------Jumlah Penerimaan..............................................Rp.351.398.596,-
->Jumlah Pengeluaran
--Gaji Januari 2009...........................................Rp...47.368.596,-
--Pengeluaran Uang Persediaan......................Rp...63.244.459,-
--LS Belanja Modal.............................................Rp..46.000.000,-
--Panjar yang belum dipertanggungjwbkan...Rp.....2.029.750,-
----------------------Jumlah Pengeluaran..............................................Rp.158.642.805,-
SPJ

XXVII . RINCIAN OBYEK BELANJA

Buku Pembantu Rincian Obyek Belanja diperlukan untuk mempermudah penyusunan SPJ yang datanya dikutip dari BKU. Buku pembantu ini hanya menggambarkan obyek belanja, sehingga untuk pencatatan obyek belanja perprogram dan kegiatan diperlukan catatan tersendiri untuk masing-masing program/kegiatan, sehingga memudahkan pengendalian terhadap setiap alokasi dana kegiatan dimaksud.

Pencatatan kedalam BKU dan Buku-buku Pembantu tersebut disesuaikan dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 55 Tahun 2008, dengan beberapa penambahan guna mempermudah penyusunan pertanggungjawaban (SPJ). Untuk beberapa daerah bentuk dan format pembukuan dan penatausahaan bendahara daerah ditetapkan sendiri dengan peraturan kepala daerah.

Buku Pembantu Rincian Obyek Belanja pada contoh 1 adalah sbb:

Rincian Obyek Belanja