Kantor DPRD & Kantor Walikota Tanjungpinang Kep.Riau

Pengendalian Internal Terhadap Bendahara

Karena pimpinan SKPD selaku pengguna anggaran kebanyakan selalu berurusan dan berkutat pada tugas-tugas rutin struktural, maka tidak mengherankan urusan kebendaharaan dengan segala persoalannya ditangani oleh bendahara. Bahkan ada bendahara yang memborong habis pekerjaan mulai dari merencanakan anggaran, menyusun anggaran, merencanakan sekaligus memutuskan apa yang harus dibelanjakan, menyiapkan dokumen (jangan-jangan sekaligus verifikator). Bendahara seperti ini patut diberi gelar "datuk bendahara" seperti dalam cerita legenda kerajaan-kerajaan zaman behula.
"Datuk...!!!. kalau memang seperti itu adanya, berarti "datuk" bertahta disanggasana berbahaya yang lebih dekat dengan perbuatan " silap/lupa/alpa/teledor" yang akan datuk sesali selamanya.
Karena bendahara harus selalu mengingat dan memahami tugas dan wewenang sebagai seorang bendahara, batasan-batasan serta kewajiban-kewajiban yang diatur didalam peraturan perundang-undangan antara lain tanggungjawab membayar jika sudah memnuhi persyaratan, membukukan kuitansi dan bukti pendukung yang sudah diverifikasi dan kewajiban mempertanggungjawabkan, diluar tugas-tugas tersebut sebaiknya dilaksanakan oleh pegawai lain yang mempunyai kompetensi untuk itu.
Prinsip pengendalian internal yang baik menurut para ahli,adalah sebaiknya jangan ada suatu pekerjaan dari awal sampai akhir dilaksanakan oleh satu orang. Ada 3 (tiga) fungsi yang harus terpisah/dipisahkan agar pengendalian internal dapat berfungsi dengan baik; yaitu

(1) Fungsi Pencatatan :
Catatan didalam Buku Kas Umum seharusnya hanya dilakukan oleh Bendahara, sedangkan register-register dan buku-buku pembantu dapat diserahkan kepada pembantu bendahara. Bukti-bukti dan dokumen disusun dan disiapkan oleh pembantu bendahara dan PPTK selanjutnya diregister dan diajukan untuk diverifikasi.
(2) Fungsi Penyimpanan
Penyimpanan uang hanya diperbolehkan dalam bentuk rekening atas nama bendahara pada bank-bank yang sehat. Bendahara hanya diperkenankan memegang uang tunai untuk keperluan sehari-hari dalam batas maksimum yang ditetapkan oleh Kepala Daerah
Pembayaran dengan jumlah tertentu dilakukan dengan menggunakan cek atas nama (hindari dengan cek tunai) dan cek dimaksud harus ditandatangani oleh bendahara dan pengguna anggaran). Salinan rekening koran setiap diperlukan atau minimal setiap akhir bulan dapat diperoleh untuk diteliti/rekonsiliasi dengan catatan pada bendahara.
Penyimpanan uang tunai untuk keperluan sehari-hari hanya dapat dibenarkan pada peti uang atau brankas yang memenuhi standar keselamatan, Jika terjadi musibah seperti kecurian dan sebagainya, hanya uang yang berada dalam brankas yang dapat diakui sebagai kehilangan untuk kemudian dihapuskan. Namun jika uang tersebut disimpan ditempat lain atau dibawa kerumah, maka kerugian ini menjadi tanggungjawab bendahara.
Berita Acara penggunaan brankas harus dibuat, berita cara ini ditanda-tangani oleh bendahara dan pengguna anggaran , yang berisikan keterangan tentang jenis, merek, pemegang kunci asli dan duplikat (contoh terlampir)
(3) Fungsi Operasional
Operasional dimaksud adalah aktivitas pembelian/pengadaan dan, penerimaan barang dari belanja daerah. Untuk aktivitas dimaksud perlu ditunjuk petugas khusus atau Panitia pemeriksaan dan penerima barang yang disesuaikan dengan besaran atau aktivitas organisasi.