Pengendalian Internal Terhadap Bendahara

Karena pimpinan SKPD selaku pengguna anggaran kebanyakan selalu berurusan dan berkutat pada tugas-tugas rutin struktural, maka tidak mengherankan urusan kebendaharaan dengan segala persoalannya ditangani oleh bendahara. Bahkan ada bendahara yang memborong habis pekerjaan mulai dari merencanakan anggaran, menyusun anggaran, merencanakan sekaligus memutuskan apa yang harus dibelanjakan, menyiapkan dokumen (jangan-jangan sekaligus verifikator). Bendahara seperti ini patut diberi gelar "datuk bendahara" seperti dalam cerita legenda kerajaan-kerajaan zaman behula.
"Datuk...!!!. kalau memang seperti itu adanya, berarti "datuk" bertahta disanggasana berbahaya yang lebih dekat dengan perbuatan " silap/lupa/alpa/teledor" yang akan datuk sesali selamanya.
Karena bendahara harus selalu mengingat dan memahami tugas dan wewenang sebagai seorang bendahara, batasan-batasan serta kewajiban-kewajiban yang diatur didalam peraturan perundang-undangan antara lain tanggungjawab membayar jika sudah memnuhi persyaratan, membukukan kuitansi dan bukti pendukung yang sudah diverifikasi dan kewajiban mempertanggungjawabkan, diluar tugas-tugas tersebut sebaiknya dilaksanakan oleh pegawai lain yang mempunyai kompetensi untuk itu.
Prinsip pengendalian internal yang baik menurut para ahli,adalah sebaiknya jangan ada suatu pekerjaan dari awal sampai akhir dilaksanakan oleh satu orang. Ada 3 (tiga) fungsi yang harus terpisah/dipisahkan agar pengendalian internal dapat berfungsi dengan baik; yaitu

(1) Fungsi Pencatatan :
Catatan didalam Buku Kas Umum seharusnya hanya dilakukan oleh Bendahara, sedangkan register-register dan buku-buku pembantu dapat diserahkan kepada pembantu bendahara. Bukti-bukti dan dokumen disusun dan disiapkan oleh pembantu bendahara dan PPTK selanjutnya diregister dan diajukan untuk diverifikasi.
(2) Fungsi Penyimpanan
Penyimpanan uang hanya diperbolehkan dalam bentuk rekening atas nama bendahara pada bank-bank yang sehat. Bendahara hanya diperkenankan memegang uang tunai untuk keperluan sehari-hari dalam batas maksimum yang ditetapkan oleh Kepala Daerah
Pembayaran dengan jumlah tertentu dilakukan dengan menggunakan cek atas nama (hindari dengan cek tunai) dan cek dimaksud harus ditandatangani oleh bendahara dan pengguna anggaran). Salinan rekening koran setiap diperlukan atau minimal setiap akhir bulan dapat diperoleh untuk diteliti/rekonsiliasi dengan catatan pada bendahara.
Penyimpanan uang tunai untuk keperluan sehari-hari hanya dapat dibenarkan pada peti uang atau brankas yang memenuhi standar keselamatan, Jika terjadi musibah seperti kecurian dan sebagainya, hanya uang yang berada dalam brankas yang dapat diakui sebagai kehilangan untuk kemudian dihapuskan. Namun jika uang tersebut disimpan ditempat lain atau dibawa kerumah, maka kerugian ini menjadi tanggungjawab bendahara.
Berita Acara penggunaan brankas harus dibuat, berita cara ini ditanda-tangani oleh bendahara dan pengguna anggaran , yang berisikan keterangan tentang jenis, merek, pemegang kunci asli dan duplikat (contoh terlampir)
(3) Fungsi Operasional
Operasional dimaksud adalah aktivitas pembelian/pengadaan dan, penerimaan barang dari belanja daerah. Untuk aktivitas dimaksud perlu ditunjuk petugas khusus atau Panitia pemeriksaan dan penerima barang yang disesuaikan dengan besaran atau aktivitas organisasi.

MASALAH KHUSUS PEMBUKUAN BELANJA DAERAH

Dalam melaksanakan rutinitas pengelolaan keuangan tidak dapat dihindari adanya hal-hal yang menyebabkan dilakukan perbaikan, koreksi bahkan pergantian , koreksi seperti kesalahan penjumlahan. pemindahan maupun kesalahan penulisan merupakan kesalahan administrasi dapat segera diperbaiki. Sementara selisih atau perbedaan kas sepanjang terjadi dengan alasan yang bisa dipertanggungjawabkan dan terjadi diluar kesengajaan dapat dikoreksi sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Masalah-masalah khusus yang memerlukan perlakuan khusus bagi bendahara adalah:

1. Perbaikan karena kesalahan pembayaran dan atau penulisan.
2. Pertangungjawaban Uang Muka Kerja/Persekot.

1. Perbaikan karena kesalahan pembayaran dan atau penulisan

Kesalahan pembayaran terjadi apabila jumlah yang tertera didalam kwitansi berbeda dengan jumlah lampirannya:

Contoh 1.
Tgl 20 April 2009 diketahui bahwa pembayaran ATK tgl 15 Maret 2009 Nomor BKU 104 pembayaran pembelian Alat Tulis Kantor sebesar Rp. 5.000.000,- Ternyata diketahui bahwa berdasarkan lampiran-lampirannya jumlah yang benar adalah Rp. 4.950.000,- Kelebihan pembayaran diterima kembali oleh bendahara.
Koreksi kesalahan ini diketahui setelah buku kas ditutup :
--- Kwitansi diganti dengan kwitansi baru
--- Kwitansi tidak diganti.

Contoh 2.
Tgl 20 April 2009 diketahui bahwa pembayaran foto copy tanggal 8 Maret 2009 nomor kwitansi nomor 110 sebesar Rp. 7.657.800,- Tertulis didalam buku kas dengan angka Rp. 7.567.800,- Kesalahan ini diketahui setelah buku kas ditutup.

Contoh 3.
Tgl. 20 Januari 2009 dibayar uang muka kerja untuk biaya makan minum rapat sebesar Rp. 100.000,
a. Bila dipertangungjawabkan sebesar Rp. 75.000,- sisanya dikembalikan kepada bendahara.
b. Bila dipertangungjawabkan sebesar Rp. 75.000,- sisanya merupakan uang muka kerja baru.
c. Bila dipertangungjawabkan sebesar Rp. 120.000,- kekurangannya ditambah oleh bendahara.

Koreksi yang dilakukan pada kondisi contoh-contoh tersebut adalah sbb:

Masalah Khusus Pembukuan

PEMBUKUAN PENGELUARAN DAERAH (LANJUTAN)

Setelah selama ramadhan tidak aktif, blog ini akan diteruskan dengan pembukuan lanjutan terhadap transaksi-transaksi bulan berikutnya sehingga diharapkan dengan contoh pembukuan dua bulan berturut-turut akan mempermudah pemahaman kita terhadap tata pembukuan bendahara daerah, khususnya bagi bendahara pengeluaran.

Rangkuman pembukuan bendahara pengeluaran (contoh terdahulu) bulan Januari 2009:

-I.. Posisi Kas :

--Saldo Buku Kas Umum bulan akhir Januari 2009 sebesar ..................Rp. 192.755.791,-

--Terdiri dari :

--- Kas Tunai pada bendahara pengeluaran Rp.12.713.341,-

--- Kas pada PPTK (sisa panjar).....................Rp..2.029.750,-

------------------Jumlah Kas Tunai....................................Rp..14.743.291,-

----Saldo bank bulan Januari 2009.....................................Rp.178.012.500,-

------------------Jumlah Saldo Kas Januari 2009..........................Rp. 192.755.791,-

-II.Uang Persediaan

--Jumlah SP2D UP yang diterima.......................Rp. 258.030.000,-

--JUmlah yang di SPJkan Januari 2009.............Rp. 63.244.459,-

--Sisa Uang Persediaan.........................................................................Rp.194.785.541,-

-III.Transaksi bulan Februari 2009.

02 Februari 09 Diterima SP2D-Ls Gaji dan Tunjangan Pegawai bulan Februari 09 dg rincian:

--1.20.05.00.00.5.1.1.01.01 Gaji Pokok........................Rp.30.574.400,-

--1.20.05.00.00.5.1.1.01.02 Tunjangan Keluarga........Rp...3,184.608,-

--1.20.05.00.00.5.1.1.01.03 Tunjangan Jabatan..........Rp...7.980.000,-

--1.20.05.00.00.5.1.1.01.05 Tunjangan Umum............Rp...2.180.000,-

--1.20.05.00.00.5.1.1.01.06 Tunjangan Beras..............Rp...2.962.960,-

--1.20.05.00.00.5.1.1.01.07 Tunjangan Pajak...............Rp......552.730,-

--1.20.05.00.00.5.1.1.01.08 Pembulatan Gaji...............Rp...........1.224,-

------------------Jumlah Kotor................................................................Rp.47.435.922,-

------------------ Potongan Iuran Wajib/PPh/Taperum.....................Rp...4;096.622,-

------------------------------------Jumlah Gaji Bersih.......................Rp.43.339.300,-

02 Februari 09 Ditarik cek tunai Nomor.CQ.00019561232 untuk Gaji dan tunjangan sebesar ---------------Rp.43.339.300,- dibayar pada hari ini.

04 Februari 09 Ditarik cek tunai Nomor CQ.00019561233 untuk pengisi kas tunai sebesar ---------------Rp.42.000.000,-

04 Februari 09.Dibayar tunai :

-------------- Belanja Listrik Kantor..........................Rp. 2.350.100,-

-------------- Belanja Telepon Kantor.......................Rp.1.081.294,-

-------------- Belanja Bahan/Alat pembersih..........Rp. ...675.500,-

-------------- Belanja Langgan Koran/Majalah........Rp.1.360.000,-

--------------------------- Jumlah pembayaran...........................Rp.5.466.894,-

04 Februari 09.DibayarTunai Tunjangan Beban Kerja bulan Februari 09 sebesar --------------Rp.27.000.000 Pajak Rp.4.050.000,-disetor hari ini.

07 Februari 09.Dibayar tunai pd Percetakan Anu biaya cetak blangko Rp.3.010.500, PPN --------------Rp.270.000 ,PPh Rp.45.750,- disetor hari ini.

13 Februari 09.Diterima pertanggungjawaban PPTK NPD No.107 tgl 17 Januari 09 kwitansi --------------makan minum rapat sebesar Rp.1.950.000,- sisanya dikembalikan pada --------------bendahara.

14 Februari 09.Diterima NPD untuk kegiatan X sebesar Rp.17.000.000,-terdiri dari --------------dokumen/bukti lengkap untuk pembelian ATK sebesar Rp.4.499.584,- Potongan --------------PPN Rp.409.053,- PPh Rp.61.357,-

--------------sisanya untuk panjar perjalanan dinas yang dibayar dengan cek Nomor --------------CQ.00019561234 Rp.12.500.416,-

20 Februari 09 Diterima SP2D-GU Nomor 020/SP2D-GU/0209 sebesar Rp.63.244.459,-

23 Februari 09.Diterima SP2D-LS Nomor 030/SP2D-LS/0209 sebesar Rp. 49.897.000,- --------------pembayaran Belanja Cetak APBD kegiatan X (Kegiatan penyusunan Raperda --------------APBD 2010)

28 Februari 09 Disetor kas ke bank sebesar Rp. 7.500.000,-

Dari transaksi diatas catatan pembukuan bendahara pengeluaran, PPTK dan SPJ Februari 2009:

Pembukuan Lanjutan

PEMERIKSAAN KAS

Pemeriksaan kas oleh pengguna anggaran/kuasa pengguna anggaran wajib dilakukan sekurang-kurangnya 1 (satu) kali dalam 3 (tiga) bulan, Begitu juga pemeriksaan kas oleh bendahara penerimaan dan bendahara pengeluaran terhadap pengelolaan kas oleh pembantu bendahara.
Pemeriksaan kas dapat saja dilakukan kapan dianggap perlu. hal ini menjaga kemungkinan terjadinya selisih kas dan atau selisih perhitungan baik karena unsur kesengajaan maupun karena kelalaian.

Data-data Buku dan formulir yang diperlukan adalah sbb:
1. Buku Kas Umum
2. Buku Pembantu Penerimaan dan Penyetoran
3. Buku Pembantu Bank
4. Buku Pembantu Uang Tunai
5. Buku Pembantu Panjar
6. Buku Pembantu Pajak
7. Rekening Koran Bank, Buku Cek
Pemeriksaan Kas dimaksud dituangkan dalam Berita Acara Pemeriksaan Kas dengan lampiran Register Penutupan Kas

IV. PEGANG TEGUH PRINSIP

"Bendahara itu juga Manusia "

Lupa itu manusiawi, otak kita punya kemampuan yang terbatas untuk menyimpan memori dan menampilkannya segera bila diperlukan. Khilaf rentetan dari lupa. Penyesalan itu pula penutupnya. Bendahara itu pemegang amanah. Jujur dan bertanggungjawab itu pula awalnya. Tapi jika sifat lupa tidak segera diatasi, bisa hancur bahkan "dihancurkan" sebut saja namanya khilaf. Lupa dan khilaf itu bersaudara dekat (lain bapak dan lain ibu ).

Kunci utama untuk mengatasi lupa adalah " catat " atau " bukukan" . Jadi jangan lakukan pembayaran sebelum "dicatat". dan jangan pula mencatat sebelum bukti/dokumen disiapkan. Protapnya sebagai berikut : perintah--> bukti/dokumen ---> verifikasi -----> catat/bukukan ----> bayar. Jangan dibolak walik.

Pencatatan itu dilakukan pada Buku Kas Umum ( BKU ) . Namanya saja umum. artinya didalam buku tersebut semua lintas uang masuk dan keluar harus tercatat jelas dan dimengerti. BKU merupakan buku catatan utama, harus dipelihara dan disimpan seperti menyimpan barang berharga lainnya. disimpan dikantor, jangan dibawa hilir mudik , catat sendiri jangan diserahkan keorang lain, kalau ada pembantu sebaiknya biar mencatat buku-buku pembantu saja. seperti Buku Pembantu ( BP ) Uang Tunai, BP Bank, BP Pajak, BP Uang Muka dan buku lainnya.

Dalam bekerja biasakan jangan sendiri, Tidak baik mengerjakan urusan uang dari awal sampai akhir sendirian, libatkan struktur yang ada. Jangan yang pesan saya, yang buat bukti gue, yang periksa beta, yang terima uang ogut dan yang bayar aku. ( eh yang catat malah si anu pula ).

Uang daerah yang diterima dari pajak dan retribusi segera disetor paling lambat dua kali dua puluh empat jam. Biasakan melakukan pembayaran dengan cek. Cek atas nama , hindari cek tunai dan cek sebaiknya ditanda tangani oleh bendahara dan pengguna anggaran. Batas penyimpaan uang dibrankas kantor maksimum sepuluh juta, kecuali untuk gaji dan perjalanan dinas. Bila disimpan lebih atau disimpan dikocek , jika terjadi kehilangan atau kecurian di brankas yang diganti hanya maksimum sepuluh juta. dan bila yang lesap itu disimpan dikocek atau dirumah, tanggung sendiri kerugiannya. ( padan ...muke ).

II.KEWENANGAN KEUANGAN DAERAH

"Jangan salah memberi dan menerima perintah"

Karena bendahara bekerja atas perintah. Perintah harus didasarkan ketentuan perundang-undangan, Nah sebaiknya kenali dulu siapa yang berwewenang dan yang boleh memberikan perintah.

Adalah Kepala Daerah yang memegang kekuasaan atas keuangan daerah, Namun kitapun maklum beliau itukan banyak kerjanya alias sibuk, maka kepala daerah melimpahkan sebagian atau seluruh kekuasaannya kepada pejabat dibawahnya berupa perencanaan, pelaksanaan, penatausahaan, pelaporan, pertanggungjawaban serta pengawasan keuangan daerah .

Pelimpahan wewenang itupun harus memperhatikan prinsip pemisahan kewenangan antara Siapa yang memerintah (otorisator) , Siapa yang menguji (ordonator) , dan yang siapa menerima / mengeluarkan uang. Prinsipnya adalah tidak ada satu pekerjaan yang boleh dikerjakan sendiri dari awal sampai akhir, Pisahkan siapa yang memerintah, yang menguji dan menerima/menyetor dan siapa yang membayar.

Pelimpah wewenang tersebut adalah kepada Sekretaris daerah selaku koordinator pengelola keuangan daerah, Kepala Satuan Kerja Pengelola Keuangan Daerah (SKPKD) selaku Pejabat Pengelola Keuangan Daerah sekaligus sebagai Bendahara Umum Daerah ( BUD) dan Kepala Satuan Kerja Pemerintah Daerah ( SKPD) selaku pengguna anggaran/barang daerah.

Jadi yang menggunakan anggaran/barang daerah adalah Kepala SKPD dibantu oleh Pejabat kuasa pengguna anggaran, Pejabat Pelaksanaan Tehnis Kegiatan ( PPTK) ,Pejabat Penata usahaan Keuangan ( PPK ) . Pelimpahan sebagian kewenangan didasarkan pertimbangan tingkatan daerah, besaran SKPD, jumlah uang yang dikelola, beban kerja, lokasi, kompetensi dan rentang kendali .

Jelas, bahwa yang menggunakan anggaran adalah Kepala SKPD. bukan PPTK, bukan pula PPK apalagi bendahara. Yang menggunakan yang memberi perintah, perintah yang memenuhi persyaratan tentunya dan jangan lupa harus perintah tertulis.
Soal siapa yang bertanggungjawab, sebaiknya kita simak Pasal 18 ayat (3 ) Undang-undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbedaharaan Negara , Pasal 86 ayat 2 Peraturan pemerintah nomor 58 Tahun 2005 tentang Keuangan Daerah dan pasal 184 Peraturan Menteri Dalam Negeri nomor 13 Tahun 2006 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah yang menyatakan sebagai berikut :

• 1. Pengguna Anggaran / Kuasa pengguna anggaran, bendahara penerima/pengeluaran dan orang atau badan yang menerima atau menguasai uang/barang/kekayaan daerah, wajib menyelenggarakan penata usahaan sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
• 2.Pejabat yang menanda tangani dan atau mengesahkan dokumen yang berkaitan dengan surat bukti yang menjadi dasar penerimaan dan/pengeluaran atas pelaksanaan APBD bertanggungjawab atas kebenaran material dan akibat yang timbul dari pengguna surat bukti tersebut.

Ini yang disebut tanggungjawab renteng ( mirip dengan berantai ) kalau ayat pertama mengatur khusus tentang pengguna anggaran, kuasa pengguna anggaran dan bendahara, maka ayat dua mengatur secara umum ( siapa saja yang menandatangani atau mengesahkan entah itu rekanan , maupun yang ada di kontrak, di berita acara, di SPP SPM dst.dst....!!!)
Kewenangan Pelimpahan Wewenang Keuangan Daerah

Publish at Scribd or explore others: Study Guides, Notes, School Work bendahara

I.BENDAHARA

"Dipercaya bukan untuk Saling Percaya "

Jika anda seorang yang jujur, dipercaya, bertanggungjawab dan mempunyai kulifikasi pendidikan dan pelatihan yang dipersyaratkan , mungkin andalah yang dilirik oleh Pejabat Pengelola Keuangan Daerah ( PPKD untuk diusulkan kepada kepala daerah untuk ditetapkan sebagai bendahara. Masa kerjanya hanya setahun. bila nanti dinilai masih jujur , masih bisa dipercaya, masih bertanggungjawab , mungkin akan diusulkan kembali dengan " lesen " baru lagi. Sampai kapan ? ( tepuk dada tanya selera).

Beban bendahara yang terberat adalah "kewajiban" dan "tanggungjawab" Jangan berpikir "hak", Karena hak bendahara hanya honor yang jumlahnya tak seberapa. Kewajiban dan tanggungjawab bendahara meliputi aktivitas menerima , menyetor, menyimpan, membayar, membukukan dan mempertanggungjawabkan.

Untuk tujuan pengendalian dan pengawasan hanya Bendahara Umum Daerah (BUD) yang diperkenankan melaksanakan seluruh aktivitas tsb. "Kapling" bendahara penerimaan hanya menerima, menyetor, membukukan dan mempertanggungjawabkan (dilarang menyimpan dan membayar). dan "kapling" bendahara pengeluaran dibatasi pada membayar,membukukan dan mempertanggungjawabkan ( menerima dan menyetorkan pajak yang dipungut, dan menyimpan uang dalam bentuk rekening bank )

Itu saja belum cukup, jangan memandai-mandai, kuasai dulu peraturan-peraturan dan pedoman serta persyaratan penerimaan dan pembayaran. Bendahara bekerja dibawah perintah, perintah yang yang berdasarkan peraturan pula. Maksudnya .walaupun ada perintah terima atau bayar dari atasan , bendahara wajib menolak perintah itu bila tak sesuai dengan ketentuan. Perintah itupun harus tertulis bukan perintah lisan (apalagi bisik-bisik). Bendahara memang seharus jujur dan dipercaya , namun bukan berarti "saling percaya". Saling percaya inilah sering membawa celaka.

Nah sekarang terserah pilihan kita. mau tetap dipercaya atau berakhir dengan cerca atau berakhir dipenj....!!?.. (astagafirullah).