VERIFIKASI & PENGESAHAN SPJ - SKPD

Untuk keperluan kontrol interen SKPD, sebaiknya penetapan pejabat yang diberi wewenang untuk mengesahkan SPJ tidak dirangkap oleh pengguna anggaran/kuasa pengguna anggaran, wewenang pengesahan spj dapat dilimpahkan kepada Sekretaris atau Kepala Tata Usaha di SKPD.

Pejabat yang mengesahkan SPJ ditetapkan oleh kepala daerah, sedangkan fungsi tata usaha keuangan dilaksanakan oleh PPK-SKPD yang ditetapkan dengan keputusan kepala SKPD. Fungsi tata usaha keuangan antara lain adalah melakukan verifikasi dan melaksanakan akuntansi SKPD.

Pengesahan spj merupakan tahapan proses verifikasi atas bukti-bukti dasar dan dokumen pendukung penerimaan daerah dan belanja daerah yang meliputi dasar hukum penerimaan dan atau pengeluaran, ketersediaan dan ketepatan sasaran dan batas kredit anggaran serta pengecekan penjumlahan bukti-bukti penerimaan dan pengeluaran. Verifikasi ditandai dengan cek list ( contreng ) pada lembar tembusan kuitansi dan bukti-bukti penerimaan atau bukti-bukti pendukung belanja daerah.

• I. Verifikasi Kuitansi

Verifikasi terhadap kuitansi meliputi :

1. Format kuitansi asli dan tembusan
2. Penulisan kuitansi terutama penulisan jumlah rupiah dalam angka dan huruf, tidak diperkenankan bekas tindasan, hapusan/tip-ex .
3. Uraian singkat tentang maksud pembayaran (pembebanan anggaran) serta dasar pembayaran.
4. Pencocokan jumlah yang tertera dalam kuitansi dengan jumlah pada bukti pendukung.
5. Verifikasi tanggal pelunasan, nama dan tanda tangan yang menerima ( yang berhak menerima ), pengguna anggaran/kuasa pengguna anggaran, PPTK (untuk kegiatan) dan bendahara.
6. Potongan pajak ( bila ada )
7. Ketentuan bea materai.

• II. Verifikasi Dokumen/Bukti Pendukung

Verifikasi terhadap dokumen/bukti pendukung sekurang-kurangnya meliputi:

1. Kelengkapan administrasi yang dipersyaratkan
2. Pengecekan jumlah yang tertera di kuitansi dengan jumlah pada bukti pendukung.
3. Pengecekan waktu pelaksanaan serta tahapan pembayaran serta ketentuan lain yang tertera pada kontrak/perjanjian kerja dengan Berita Acara Kemajuan pekerjaan serta dukumen lain yang dipersyaratkan.

• III. Prosedur Verifikasi

Verifikasi untuk belanja daerah terdiri dari :

• 1.Verifikasi UP/GU/TU.

Selambat-lambatnya tanggal 10 setiap bulannya PPK-SKPD telah menerima pertanggungjawaban administratip dari bendahara berupa SPJ yang dilampiri dengan Buku Kas Umum, Laporan Penutupan Kas dan SPJ Bendahara pembantu.

Prosedur verifikasi yang dilaksanakan:

1. Pengecekan Saldo BKU dengan SPJ dan Laporan Penutupan Kas.
2. Pengecekan/verifikasi terhadap kuitansi dan dokumen/bukti pendukung sebagaimana yang telah dipaparkan terdahulu.
3. Pengecekan jumlah yang tertera pada kuitansi dengan jumlah yang dicantumkan pada Buku Rincian Obyek Belanja dan yang dicantumkan di SPJ.
4. Membubuhkan tanda pengesahan serta tanda tangan pejabat yang mengesahkan SPJ pada lampiran Buku Rincian obyek Belanja ( contoh terlampir )

• 2. Verifikasi LS Barang dan Jasa

Verifikasi terhadap LS- Barang dan Jasa dilakukan sebelum pengajuan SPP oleh bendahara, Jika kegiatan dimaksud dilaksanakan oleh PPTK, maka tahapan verifikasi dimulai dari PPTK kemudian diverifikasi oleh PPK - SKPD untuk selanjutnya diserahkan kepada bendahara.

Pengaturan tentang wewenang dan tanggungjawab yang jelas antara PPTK, PPK dan bendahara diatur pada keputusan kepala daerah atau ketentuan yang berlaku.Prosedur verifikasi terhadap Belanja LS sebagaimana telah dipaparkan terdahulu, dan sebagai kontrol verifikasi LS dapat dipergunakan Kartu Kontrol SPP-LS

Verifikasi

PEMERIKSAAN KAS

Pemeriksaan kas oleh pengguna anggaran/kuasa pengguna anggaran wajib dilakukan sekurang-kurangnya 1 (satu) kali dalam 3 (tiga) bulan, Begitu juga pemeriksaan kas oleh bendahara penerimaan dan bendahara pengeluaran terhadap pengelolaan kas oleh pembantu bendahara.
Pemeriksaan kas dapat saja dilakukan kapan dianggap perlu. hal ini menjaga kemungkinan terjadinya selisih kas dan atau selisih perhitungan baik karena unsur kesengajaan maupun karena kelalaian.

Data-data Buku dan formulir yang diperlukan adalah sbb:
1. Buku Kas Umum
2. Buku Pembantu Penerimaan dan Penyetoran
3. Buku Pembantu Bank
4. Buku Pembantu Uang Tunai
5. Buku Pembantu Panjar
6. Buku Pembantu Pajak
7. Rekening Koran Bank, Buku Cek
Pemeriksaan Kas dimaksud dituangkan dalam Berita Acara Pemeriksaan Kas dengan lampiran Register Penutupan Kas