VI. KUITANSI

" Otorisasi dulu baru di bayar "

Ditulis Kuitansi, Kwitansi, atau Tanda Terima, tidak perlu dipersoalkan, Tapi jika sudah ada pedoman yang diterbitkan sebagai acuan, tentunya lebih baik mengikuti pedoman tersebut. Yang terpenting suatu kuitansi harus memenuhi kriteria dan persyaratan yang harus diikuti. Kuitansi merupakan bukti yang ringkas, jelas, dan dapat menggambarkan sumber penerimaan dan atau tujuan dari pengeluaran dilakukan.

Suatu kuitansi memuat tahun anggaran, kode rekening, nomor bukti, jumlah dalam angka dan huruf, uraian singkat pembayaran, tanggal bayar, tanggal terima, otorisasi (perintah) pengguna anggaran, (khusus kegiatan ditambah dengan PPTK) ,bendahara, penerima dengan dibubuhi tanda tangan dan cap serta materai (bila dipersyaratkan ).

Kuitansi terdiri dari lembar asli dan beberapa tembusan/copy. untuk menghindari penyalah gunaan kuitansi berulang-ulang, maka pembuatan kuitansi perlu dicantumkan lembar Asli/II/III/IV/dst. Cara lain yang ditempuh adalah mengunakan lembar kertas berwarna. Penempelan materai dikuitansi ditempatkan dilembar pertama dibawah tandatangan dan stempel penerima pembayaran. Bila materai dibubuhi setelah tandatangan dan stempel, Maka materai dapat ditempalkan ditempat lain dengan dibubuhi cap pos setempat.

Nah, pesan ( pesan ortu nyinyir ) yang perlu jadi perhatian khusus bagi bendahara pengeluaran, bahwa jangan lakukan pembayaran bila kuitansi belum ditandatangani (diotorisasi) oleh pengguna anggaran. Ingat bahwa bukti persetujuan, perintah atau otorisasi adalah bila kuitansi tersebut sudah dibubuhi tanda tangan oleh pengguna anggaran. Bila prosedur ini tidak dilakukan dengan alasan saling percaya ( kadang-kadang ada juga "nak ngampu"), atau potong kompas dengan maksud mudah dan cepat. Resikonya ( bukan mengancam !!!) akan menyulitkan bendahara dikemudian hari. ( bukan saling curiga, tapi kitakan pelupa)

Penting untuk diingat.!! bahwa kesalahan yang sering terjadi adalah kekeliruan penandatanganan kuitansi oleh pihak penerima. Hati-hati dalam masalah ini. Ketentuannya adalah " Yang menanda tangani kuitansi adalah pihak yang berhak ( ingat yang berhak) untuk menrima pembayaran tersebut " .

Misalkan untuk belanja makan minum rapat.telah ditunjuk si "Anu" PNS di SKPD sebagai seksi komsumsi atau sejenisnya. Si Anu ini tidak punya hak untuk menandatangani dan menerima uang tersebut. Kalau si Anu ngotot juga menerima uang. Kuitansi yang ditanda tanganinya dicatat sebagai uang muka ( uang muka di SPJkan setelah ada pertanggungjawaban). Jika si Anu selain PNS di SKPD juga pengusaha penjual kue muweh. PNS juga tidak diperbolehkan jadi rekanan di SKPDnya sendiri. Uang Muka menjadi tanggungjawab si Anu selama belum dipertanggungjawabkan.