V. MENGELOLA & MEMELIHARA DOKUMEN

" Dokumen = Uang "

Dokumen adalah "bukti". Bukti sahnya penerimaan dan pengeluaran. Dokumen sama saja dengan uang tunai. Uang tunai yang berubah bentuk. Jadi perlakuan terhadap dokumen harus sama dengan perlakuan terhadap uang tunai. Bahkan dokumen harus lebih. Karena dokumen sebagai arsip aktif berlaku selama 10 s/d 15 tahun.

Arsip dokumen memang tidak cantik dipandang mata, karena bentuk dan ukurannya tidak sama. Apapun bentuknya, dokumen perlu ditata rapi dan dipelihara. Perlakuan yang salah sering dijumpai, seperti arsip yang berserakan didalam dan diatas almari, diatas dan didalam laci meja, ada yang dirumah, bahkan pernah dijumpai ( dulu...) arsip dokumen berada dibawah kolong meja yang berfungsi sebagai sandaran kaki. (hebatkan..?).

Hal lain yang perlu menjadi perhatian, bahwa dokumen sebagai bukti terdiri dari bukti dasar dan bukti pendukung .Bukti dasar penerimaan daerah adalah Surat Tanda Bukti Pembayaran ( STBP ) , Surat Tanda Setor ( STS ) . Untuk pengeluaran daerah bukti dasarnya adalah kuitansi atau tanda terima. Selanjutnya bukti pendukung , melampirkan lebih rinci semua persyaratan atas sahnya suiatu penerimaan dan pengeluaran dilakukan. Dengan demikian fungsi dari bukti pendukung lebih utama dari bukti dasar.

Alhasil, bukti pendukung perlu mendapat perhatian yang lebih serius. Bendahara akan dihadapkan kepada kesulitan apabila STBP, STS dan kuitansi tidak ada bukti pendukung. bahkan tegasnya, penerimaan dan pengeluaran dapat dibatalkan atau tidak sah. bila bukti pendukung tidak lengkap atau tidak ada. Justru itu.tindakan pertama bendahara adalah mempersiapkan bukti pendukung. Setelah bukti pendukung dilengkapi dan diteliti kelengkapan persyaratan dan perhitungannya , baru dibuat STBP, STS penerimaan daerah dan kuitansi bukti pengeluaran daerah.

Idealnya siklusnya adalah : Setoran/Tagihan ---> Bukti Pendukung ----> STBP/STS/Kuitansi ---> Verifikasi ( LS ) ----> Catat -----> Terima/Bayar. ( malamnya tidur akan nyenyak )