Bila Uang Persediaan ( UP ) dimaksudkan sebagai uang muka kerja guna mendukung kegiatan operasional sehari-hari yang tidak efektif bila dilakukan dengan cara pembayaran langsung. Maka SPP-GU berfungsi sebagai pengganti uang persediaan yang telah dibelanjakan serta telah diverifikasi dan disyahkan pertangungjawabannya. Sehingga jumlah uang persediaan jumlahnya relatif sama setiap bulannya sampai batas anggaran maksimal yang telah ditetapkan.
Dalam kondisi yang sangat mendesak dimana uang persediaan tidak mencukupi, Pengguna Anggaran dapat mengajukan SPP - TU beserta Surat Keterangan Penjelasan Keperluan Pengisian TU untuk mendapat persetujuan dari PPKD.
Ketentuan tentang pengelolan Tambahan Uang ditetapkan sebagai berikut :
Pertanggungjawaban TU ( SPJ-TU ) dibuat tersendiri, dan merupakan bagian dari SPJ keseluruhan.
Sisa uang tunai yang tidak habis digunakan harus disetor ke rekening kas daerah.
Pemberian Uang Persediaan (UP) untuk masing-masing SKPD dilakukan hanya sekali dalam setahun pada setiap awal tahun anggaran. Uang persediaan dimaksudkan agar pemanfaatannya lebih fleksibel karena pemberian UP tidak dirinci dalam kode-kode rekening. Besarnya UP untuk setiap SKPD merupakan alokasi dana berdasarkan rencana kerja dan kegiatan yang tertuang dalam Anggaran Kas . Atas dasar Anggaran Kas ditetapkan besaran UP dengan SK Kepala Daerah.
Dengan demikian UP tersebut telah mempertimbang rencana penggunaan dana baik untuk keperluan rutin maupun jadwal pelaksanaan kegiatan disetiap SKPD. Jadi tidak ada lagi alasan menunda kegiatan karena alasan ketersediaan dana.
Sistem UP juga dimaksudkan untuk menghindari penumpukan dana pada rekening bendahara, menghindari keterlambatan pelaksanaan kegiatan dan yang terpenting adalah sistem UP memaksa setiap bendahara/SKPD untuk mempertanggungjawabkan penggunaan dana. karena tanpa pertanggungjawaban (penyampaian SPJ) tidak diperkenankan pengajuan dana berikutnya. Pembayaran yang diperbolehan dari dana UP tidak diperuntukkan pembayaran langsung (LS) , ketentuan ini dituangkan pada Surat Pernyataan Penggunaan Anggaran pada saat pengajuan Surat Permintaan Pembayaran (SPP) .
"Hubungan UP dengan SPJ dan GU"
Karena UP hanya diberikan sekali pada awal tahun anggaran, dengan demikian permintaan dana berikutnya dilakukan dengan mengajukan SPP Ganti Uang (SPP-GU) sebesar jumlah SPJ yang telah diverifikasi dan telah disahkan. Hubungan UP - SPJ dan GU digambarkan sbb: Hubungan Up Spj Gu
"Contoh Pengisian Surat Tanda Bukti Pembayaran (STBP) dan Surat Tanda Setoran (STS) Pembukuan Penerimaan dan Penyetoran"
Bendahara penerima BPKAD/PPKD bertugas untuk menatausahakan dan mempertangungjawabkan penerimaan Pajak Daerah, Lain-lain pendapatan daerah dan Dana perimbangan baik Bagi hasil pajak, maupun Bagi hasil bukan pajak. Tugas ini dimungkinkan dirangkap oleh BUD atas pertimbangan efisiensi dan efektifitas.Sedangkan retribusi di kelola oleh bendahara penerima SKPD.
Contoh : Berikut ini transaksi penerimaan daerah pada BPKAD .didalam contoh ini bendahara penerima menatausahakan penerimaan dari Pajak Daerah.
---- Tgl 02 Jan.09 Bendahara penerima BPKAD Atan Situ Miang menerima setoran tunai dari Aci Li Cin Pau Hotel Jangkrik ( Melati Tiga ) Jl. Diponorogo dengan rincian sbb: ........ a. Pajak Hotel. Rp. 1.125.000,- ........ b. Pajak Restoran Rp. 750.000,- ........ c. Pajak Hiburan (Karaoke) Rp. 450.000,- ............................. Jumlah diterima....................................... Rp. 2.325.000,-
---- Tgl 02 Jan 09. Bendahara penerima BPKAD menerima slip setoran ke rekening bank bendahara penerima dari wajib pajak A Tok Seng pemilik Cafe Angin Puspus Jl.Borak Tanjungpinang dengan rincian sbb: ........ a. Pajak Reklame (Papan Reklame ) Rp. 300.000,- ........ b. Pajak Restoran Rp. 700.000,- ............................ Jumlah diterima...................................... Rp. 1.000.000,-
----- Tgl 02 Jan.09 Bendahara penerima BPKAD menerima tunai setoran dari Teng Ben Sin pemilik Hotel Sri Gala ( Bintang satu ) Jl.Cilukba sbb: ........ a. Pajak Hotel Rp. 4.000.000,- ........ b. Pajak Restoran Rp. 1.500.000,- ........ c. Pajak Hiburan (Diskotik) Rp. 5.000.000,- ........ d. Pajak Hiburan (Karaoke) Rp. 2.500.000,- ........ e. Pajak Parkir Rp. 250.000,- ............................. Jumlah diterima ........................................ Rp. 13.250.000,-
----- Tgl 03 Jan.09 Bendahara BPKAD Atan Situ Miang menyetor seluruh pajak yang diterimanya ke Rekening Kas Daerah sebesar Rp. 16.575.000,
Surat Tanda Bukti Pembayaran ( STBP) dan Surat Tanda Setoran ( STS ) serta Buku Penerimaan dan Penyetoran Bendahara Penerima adalah sebagai berikut : Pembukuan Penerimaan Daerah
Pendapatan daerah terdiri dari Pendapatan Asli Daerah ( PAD ) seperti Pajak Daerah, Retribusi daerah dan pendapatan lain-lain. Serta penerimaan dari Dana Perimbangan/dana bagi hasil pajak maupun non pajak. Penerimaan PAD dilakukan melalui prosedur pembayaran tunai, pembayaran melalui setoran ke rekening bendahara penerima dan setoran langsung ke rekening Kas Daerah. Sedangkan penyaluran dana perimbangan/ dana bagi hasil ditransfer langsung ke rekening Kasda.
Pelimpahan wewenang pemungut dan penatausahaan pendapatan daerah ditetapkan melalui SK Kepala Daerah kepada setiap SKPD sesuai dengan tugas pokok dan fungsi masing-masing SKPD. Umumnya untuk Pajak Daerah dan dana perimbangan dilimpahkan ke SKPKD/BUD Badan/Dinas/Biro/Bagian yang mengelola keuangan dan kekayaan daerah. Sementara itu pelimpahan untuk retribusi daerah dikelola oleh Badan/Dinas tehnis daerah. Di setiap SKPD yang menerima pelimpahan wewenang tersebut ditetapkan bendahara penerima dan atau bendahara penerima pembantu.
Penunjukan Bank umum untuk menyimpan uang daerah, sekaligus berfungsi sebagai Rekening Kas Umum Daerah sebagaimana dimaksud pasal 18 ayat 3 dan 4 harus dimuat dalam perjanjian antara PPKD/BUD dengan bank umum yang bersangkutan. Perjanjian ini memuat antara lain jenis pelayanan yang diberikan dan mekanisme pelaporan termasuk untuk kepentingan pencatatan. penyampaian laporan tentang mutasi uang baik berupa slip setoran, nota kredit, bukti lain yang sah pada kesempatan pertama, atau selambat-lambat satu hari kerja agar proses pencatatan pada BUD atau bendahara dapat dilaksanakan tepat waktu.
Jika pada belanja barang dan jasa merupakan belanja yang digunakan untuk pengeluaran pembelian/pengadaan yang nilai manfaatnya kurang dari satu tahun dan umumnya merupakan pengeluaran pakai habis. Maka belanja modal ditujukan untuk pembelian/pengadaan/pembangunan yang nilai manfaatnya lebih dari satu tahun. Kriteria belanja modal disamping nilai manfaat, juga ditentukan oleh nilai perolehan ,digunakan dalam kegiatan pemerintahan atau dimanfaatkan oleh masyarakat umum. Karena nilai perolehan belanja modal relatif besar, dilaksanakan oleh pihak ketiga dengan sistem pembayaran langsung (LS) . Verifikasi terhadap dokumen-dokumen atau bukti LS dilaksanakan dalam dua tahap. Tahap pertama verifikasi sebelum pengajuan penagihan oleh verifikasi (verifikator) dan tahap kedua oleh bendahara sebagai kelengkapan pengajuan Surat Permintaan Pembayaran ( SPP).( dokumen-dokumen dimaksud tertuang pada Permendagri Nomor 55 Tahun 2008)
Disebut absensi. atau daftar hadir dapat difungsikan sesuai kebutuhan. Difungsikan sebagai sarana penegakan disiplin ya bisa. sebagai dasar perhitungan upah juga oke. Untuk dokumentasi juga boleh. Tapi jika dipakai sebagai sarana pembuktian. Ini yang sering bawa masalah. Kendati secara khusus absensi belum ditetapkan sebagai dokumen/bukti pendukung. Tapi untuk maksud tugas-tugas pengawasan,pengendalian, pemeriksaan dan verifikasi, absensi dapat diperlakukan sebagai alat kontrol terhadap beberapa jenis pengeluaran/belanja daerah.
Absensi dimaksud tentulah absensi kehadiran pada jam kerja, bukan absensi apel pagi, atau absensi akhir jam kerja. Disini letak masalahnya. bila pengelolaan absensi belum berjalan baik tentunya rekapitulasi daftar absen yang dihasilkan juga akan kurang valid. Justru itu kebijakan absensi kehadiran harus dirancang sedemikian rupa agar diperoleh data yang dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya.disamping menciptakan rasa adil dan kepuasan bagi segenap pegawai yang mendapat penilaian dan perlakuan yang sama.
Belanja daerah yang selalu dan dapat dikaitkan dengan absensi adalah , Tunjangan daerah seperti tunjangan transportasi, uang makan . Uang lembur dan belanja perjalanan dinas. Hal ini terkait pada kepatutan atau kewajaran . Bagaimana mungkin jika misalnya diabsensi tercatat tidak hadir, ternyata didaftar lembur tercatat ikut lembur. Diabsensi tercatat hadir, sementara ditanggal yang sama yang bersangkutan melakukan perjalanan dinas. Bahkan (dinegeri antah berantah )dijumpai jumlah rata-rata perjalanan dinas antara 15 sampai 20 hari setiap bulannya. Kalau begitu tentu wajar kalau kita bertanya. Ini pegawai kapan ngantornya ?. dan apa kerjanya ? ( pilot pesawat ulak alik rupenye !!!)
Dokumen atau bukti pendukung belanja perjalanan dinas dengan pembayaran secara lumpsum, maka diperlukan perhitungan rampung setelah perjalanan dinas dilakukan , perhitungan rampung didasarkan pada bukti-bukti pengeluaran komponen-komponen perjalanan dinas yang rill dan relevan. Bila ternyata lumpsum lebih besar dari bukti-bukti rill, selisihnya harus disetor kembali kepada bendahara. Sebaliknya bila terjadi terjadi kekurangan,sepanjang mempunyai dasar yang kuat dapat diberikan tambahan dalam batas-batas anggaran yang tersedia dan ketentuan yang berlaku. Dokumen atau bukti-bukti perjalanan dinas jabatan dalam negeri terdiri dari :
1. Surat Perintah Perjalanan Dinas ( SPPD )
Beberapa daerah penerbitan SPPD atas dasar Surat Perintah Tugas (SPT) Fungsi SPT merupakan sarana kontrol kedinasan yang ditandatangani secara hirarki jabatan. SPT berisi informasi tentang maksud perjalanan dinas dilakukan. Secara umum ada tiga macam alasan penerbitan SPT, yaitu perintah langsung dari pimpinan, pelaksanaan program dan kegiatan SKPD serta panggilan/undangan baik dari pemerintah/provinsi atau daerah lain seperti diklat, rakor, lokakarya, workshop, bimtek dan kegiatan sejenis. Khusus pengajuan SPT untuk panggilan/undangan diharuskan melampirkan panggilan/undangan dimaksud. Yang perlu diteliti adalah sumber biaya dalam pelaksanaan panggilan/undangan apakah sumber biaya seluruhnya berasal dari daerah, atau sharing/konstribusi dari daerah. Ini dimaksudkan untuk menghindari adanya pembayaran ganda. Penulisan SPPD tidak diperkenankan adanya bekas hapusan/tindihan atau coretan.
2. Lampiran SPPD Rincian Biaya Perjalanan Dinas.
Rincian biaya perjalanan dinas terdiri dari dua bagian. Bagian pertama rincian biaya lumpsum yang diberikan sesuai dengan komponen biaya perjalanan dinas sebagaimana standar biaya yang telah ditetapkan.
Pada bagian kedua adalah perhitungan SPPD rampung, yang menunjukkan biaya rill yang dikeluarkan berdasarkan bukti-bukti pengeluaran dan sisa kurang/lebih perhitungan SPPD.
Pada dasarnya pertanggungjawaban mengenai biaya-biaya perjalanan dinas yang telah dibayarkan dibatasi hingga pada pembuktian , bahwa perjalanan dinas dimaksud benar-benar telah dilaksanakan dengan tujuan dan waktu yang telah ditetapkan. Penekanan kebijakan tersebut seyogianya harus dicantumkan dalam pedoman perjalanan dinas yang ditetapkan oleh masing-masing daerah.
3. Laporan Perjalanan Dinas
Laporan perjalanan dinas bagi beberapa daerah merupakan kewajiban yang dipersyaratkan bagi yang melakukan perjalanan dinas . Laporan ditujukan pada pejabat yang berwewenang memberi perintah . Laporan dimaksud memuat hasil yang dicapai , solusi atau hal yang berkaitan dengan maksud perjalanan dinas dilakukan.
